هشت پیش‌ نیاز دورکاری برای کسب ‌و کارها در شرایط بحران ویروس کرونا

هشت پیش ‌نیاز دور کاری برای کسب ‌و کارها در شرایط بحران ویروس کرونا

با شیوع ویروس کرونا و مصائب آن برای کسب‌وکارها، دورکاری ابزاری است که در این شرایط سخت می‌تواند راه‌گشا باشد. ولی برای دستیابی به یک تیم کارآمد در فرآیند دورکاری باید نکات مهمی را مدنظر داشت:

•طراحی ساختاری موثر

با آغاز دورکاری، افراد، تیم‌ها و گروه‌های کاری دچار سردرگمی می‌شوند و نمی‌توانند اطلاعات را به‌درستی کسب کنند و یا به‌صورت شفاف آن را در اختیار سایر اعضای تیم که به آن نیاز دارند قرار دهند. به همین دلیل طراحی و معماری یک ساختار جدید برای ارتباطات بین تصمیم‌گیران کلیدی و اعضای تیم تبدیل به یک ضرورت می‌شود. استفاده از تیم های کوچک و چابک با ماموریت‌های مشخص و ساختاری تدوین شده برای جریان اطلاعات که شرح وظایف، اختیارات و مسئولیت‌ها را به‌صورت شفاف مشخص می‌کند می‌تواند راهگشا باشد.

•رهبری در دورکاری

فعالیت‌های مربوط به مدیران، یکی از پیچییده‌ترین ابعاد فعالیت‌های مربوط به دورکاری در کسب‌وکارها است. مواردی مانند؛ واکنش کارکنان به تغییرات فرهنگ و چالش‌های کار در محیط خانه و تاثیر آن بر روحیه کارکنان، مدیران سازمان را در وظایف رهبری در قبال کارکنان دچار مسائل جدی می‌کند. در شرایط کرونایی، برای مثال تشکیل یک تیم ویژه کرونا و یا پیشنهاد پوشش‌های بیمه‌ای جدید به کارکنان می‌تواند مفید باشد. همچنین تنفیذ شفاف دستورات روزانه و افزایش سطح درگیری کارکنان در این شرایط می‌تواند کمک کننده باشد.

•راه‌اندازی یک فرهنگ همدلی

با توجه به تبعات همه‌گیری ویروس کرونا و تاثیر آن بر زندگی شخصی کارکنان، مانند کودکانی که به‌شکل بلند مدت در وقفه آموزشی هستند و یا محدودیت‌های تردد و قرنطینه، توجه به نیازهای فردی می‌تواند در افزایش کارآیی کارکنان در این شرایط راه‌گشا باشد. ایجاد ابزارهایی برای افزایش ارتباطات بین کارکنان در حوزه کاری و شخصی، افزایش اختیارات و نقش‌هایی برای تصمیم گیری‌های تاثیرگذار بر فعالیت‌های فرد و تیم، همچنین گوش دادن موثر به خواسته‌ها و پیشنهادهای کارکنان باعث احساس نزدیکی کارکنان با مدیران و سازمان می‌شود.

•ایجاد روند

با توجه با فاصله فیزیکی کارکنان در فعالیت‌های دورکاری، روندهای اداری دست‌خوش تغییرات جدی می‌شوند. ایجاد روندهایی برای برگزاری آنلاین جلسات، مستندسازی و گردش اطلاعات و گزارشات، ارزیابی فعالیت‌های روزانه برای اثرگذاری و کارایی فعالیت‌های دورکاری ضروری است.

•رهبری ارتباطات

ابزارهای چت آنلاین، ویدیو کنفرانس، شبکه‌های ابری و هر ابزاری که برای ایجاد ارتباطات در داخل سازمان و یا در تعامل با بازیگران خارجی سازمان استفاده می‌شود، درصورتی برای افزایش کارآیی سازمان موثر خواهد بود که اطلاعات و گزارش‌های لازم را در زمان مناسب در اختیار فرد مناسب قرار دهد و این موضوع، دقت در انتخاب ابزار مناسب دورکاری با توجه به مختصات سازمان را می‌طلبد.

•بکارگیری فناوری

یک دورکاری موثر با رعایت مسایل پایه مانند راه‌اندازی یک اینترنت خانگی سریع و امن و استفاده از VPN های شخصی‌سازی شده مربوط به شرکت شروع می‌شود. بعضی از مدیران ترجیح می‌دهند که کارمندان به‌صورت ریموت از کامپیوترهای خود در دفتر استفاده کنند. در این صورت کارمندان می‌توانند، فایل‌ها را با یکدیگر به اشتراک بگذارند و روندهای کاری را تسهیل کنند.

•اجرای پروتکل‌های امنیتی

تهدیدات امنیتی، لایه‌ای دیگر از پیچیدگی را به فناوری اضافه می‌نماید و استفاده از فناوری در دورکاری می‌تواند عواقب بسیار جدی را برای شرکت به همراه داشته باشد. اتخاذ یک رویکرد قوی و در عین حال عملی کار آسانی نیست و اجرای صحیح آن نیازمند ارائه ابزارهای مناسب به کارمندان است. این ابزارها باید کارایی فرآیندها را حفظ و در عین حال مدیریت محرمانگی و محدودیت‌های لازم برای دسترسی به اطلاعات را ایجاد کنند.

•پذیرش ذهنی آزمون و خطا

این را باید بدانیم که اگر متوجه شدیم کاری اشتباه است، سریعا آن را تغییر دهیم. تیم های مدیریتی که همواره در حال یادگیری بوده و مدام نمونه های موفق را شناسایی می‌نمایند و به سرعت مکانیزمی را برای اشتراک گذاری ایده ها در تمام سازمان راه اندازی می نمایند، تمایل بیشتری برای موفقیت در شرایط طولانی را دارند.